Fraunhofer-GesellschaftBei Beschwerden oder Einsprüchen in Bezug auf den Zertifizierungsprozess bzw. Entscheidungen der Fraunhofer-Personenzertifizierungsstelle können Sie Ihre Beschwerde oder Ihren Einspruch unmittelbar an die Leitung der Zertifizierungsstelle richten.
Definition Einspruch
Damit ist das Verlangen des Kunden / der Kundin (Antragsteller/-in, Kandidat/-in, zertifizierte Person) gemeint, die durch die Fraunhofer-Personenzertifizierungsstelle getroffene Entscheidung in Bezug auf seinen/ihren angestrebten Zertifizierungsstatus zu überprüfen.
Definition Beschwerde
Die Beschwerde ist, anders als der Einspruch, als Ausdruck der Unzufriedenheit gegenüber der Fraunhofer-Personenzertifizierungsstelle in Bezug auf deren Tätigkeiten bzw. denen einer zertifizierten Person zu verstehen; sie kann durch Dritte (jede Person oder Organisation) eingelegt werden.
1. Grundsätze bei der Bearbeitung von Beschwerden und Einsprüchen
Die Fraunhofer-Personenzertifizierungsstelle muss sicherstellen, dass alle Beschwerden und Einsprüche konstruktiv, unparteiisch und zeitgerecht behandelt werden. Zudem muss die Fraunhofer-Personenzertifizierungsstelle sicherstellen, dass alle Daten, die den Beschwerde- / Einspruchsführer und den Grund für den Einspruch betreffen, vertraulich behandelt werden und die Einreichung, Untersuchung und Entscheidung über Beschwerden bzw. Einsprüche nicht zur Benachteiligung des Beschwerde- / Einspruchsführers führen.
Der Leiter der Fraunhofer-Personenzertifizierungsstelle ist ferner für die Entgegennahme, Validierung und Untersuchung von Beschwerden und Einsprüchen sowie für die Entscheidung darüber, welche Maßnahmen zur Behebung zu ergreifen sind, verantwortlich. Er kann die hiermit verbundenen Aufgaben delegieren, muss jedoch sicherstellen, dass die Personen, die in den Prozess zum Umgang mit Beschwerden und Einsprüchen einbezogen sind, andere sind als diejenigen, die von der Beschwerde / Einsprüchen betroffen sind. Im Falle eines Einspruchs ist immer die Schiedsstelle des FIT einzuschalten.
2. Umgang mit Beschwerden
Das Vorgehen beim Umgang mit Beschwerden ist wie folgt:
Entgegennahme der Beschwerde
Jede Beschwerde ist dem Leiter der Fraunhofer-Personenzertifizierungsstelle in schriftlicher Form (Einreichung der Beschwerde) zur Kenntnis zu bringen. Hierfür erhält der Beschwerdeführer eine Empfangsbestätigung.
Validierung und Untersuchung der Beschwerde
Die Fraunhofer-Personenzertifizierungsstelle überprüft zunächst, ob sich die Beschwerde auf Zertifizierungstätigkeiten bezieht, für die die Fraunhofer-Personenzertifizierungsstelle verantwortlich ist. Anschließend wird die Berechtigung der Beschwerde anhand der Prüfungsordnung, der einschlägigen Verfahrensanweisungen sowie anderer festgelegter vertraglichen Forderungen geprüft. Die Fraunhofer-Personenzertifizierungsstelle ist für das Erfassen und das Verifizieren aller für die Validierung der Beschwerde erforderlichen Informationen verantwortlich.
Verfolgen und Aufzeichnen der Beschwerde
Der Beschwerdeführer erhält Fortschrittsberichte des Verfahrens und wird über das Ergebnis der Beschwerdebearbeitung schriftlich informiert.
Die gesamte Korrespondenz sowie Aufzeichnungen über die Gründe für eine Entscheidung bezüglich der Beschwerde und alle Gegenmaßnahmen werden dokumentiert. Hierbei sind den Anforderungen an die Vertraulichkeit, jedenfalls soweit es den Beschwerdeführer und den Anlass der Beschwerde betrifft, Rechnung zu tragen.
Information im Falle einer begründeten Beschwerde
Betrifft die begründete Beschwerde eine zertifizierte Person oder eine bestimmte am Zertifizierungsprozess beteiligte Person, wird die Fraunhofer-Personenzertifizierungsstelle die Beschwerde an diese Person innerhalb eines angemessenen Zeitraums weiterleiten. Die Information erfolgt durch das Sekretariat der Fraunhofer-Personenzertifizierungsstelle.
Entscheidung über die Beschwerde
Die Entscheidung über die Beschwerde ist vom Personal der Fraunhofer-Personenzertifizierungsstelle, das vorher nicht in den Beschwerdegegenstand einbezogen war, zu bewerten, von der Leitung der Fraunhofer-Personenzertifizierungsstelle zu treffen und freizugeben, sowie dem Beschwerdeführer förmlich mitzuteilen.
Im Falle der Rechtmäßigkeit der Beschwerde wird sichergestellt, dass geeignete Korrekturmaßnahmen ergriffen werden. Wird einer Beschwerde seitens der Leitung der Fraunhofer-Personenzertifizierungsstelle nicht abgeholfen oder liegt eine Beschwerde von Mitarbeitern gegen Entscheidungen der Fraunhofer-Personenzertifizierungsstelle vor, so wird die Schiedsstelle von FIT zur Entscheidungsfindung einberufen.
Der Beschwerdeführende wird über die Anrufung der Schiedsstelle und die damit verbundene Weitergabe persönlicher Daten an die Schiedsstelle informiert. Die Information erfolgt über die Leitung des Sekretariats, verantwortlich ist die Leitung der Fraunhofer-Personenzertifizierungsstelle.
3. Umgang mit Einsprüchen
Das Vorgehen beim Umgang mit Einsprüchen ist wie folgt:
Entgegennahme von Einsprüchen
Ein Einspruch ist dem Leiter der Fraunhofer-Personenzertifizierungsstelle in schriftlicher Form (Einreichung des Einspruchs) zur Kenntnis zu bringen. Der Erhalt des Einspruchs wird dem Einspruchsführer schriftlich bestätigt.
Validierung und Untersuchung von Einsprüchen
Formale Prüfung des Einspruchs: Die Leitung der Personenzertifizierungsstelle beauftragt den Sprecher und den stellvertretenden Sprecher des jeweiligen Fachausschusses mit der Überprüfung, ob es sich formal um einen Einspruch handelt.
Der Einspruchsführer wird schriftlich über das Ergebnis der Prüfung informiert. Sollte der Einspruchsführer nicht mit dem Ergebnis der Prüfung einverstanden sein, muss er dies der Leitung der Fraunhofer-Personenzertifizierungsstelle schriftlich mittteilen.
Inhaltliche Prüfung des Einspruchs: Die Leitung der Fraunhofer-Personenzertifizierungsstelle beauftragt eine fachlich qualifizierte Person, die nicht am Prüfungs- und Zertifizierungsprozess beteiligt war und keinen Interessenskonflikt aufweist, mit der inhaltlichen Prüfung des Einspruchs. Der Einspruchsführer wird schriftlich über das Ergebnis der Prüfung informiert. Sollte der Einspruchsführer nicht mit dem Ergebnis der Prüfung einverstanden sein, muss er dies der Leitung der Fraunhofer-Personenzertifizierungsstelle schriftlich mitteilen.
Einberufen der Schiedsstelle
Ist der Einspruchsführer mit dem Ergebnis der formalen oder inhaltlichen Prüfung des Einspruchs nicht einverstanden, ist die Leitung der Fraunhofer-Personenzertifizierungsstelle verpflichtet unverzüglich eine Schiedsstelle zur Entscheidungsfindung einzuberufen.
Der Einspruchsführende wird über die Anrufung der Schiedsstelle und die damit verbundene Weitergabe persönlicher Daten an die Schiedsstelle informiert.
Sollte trotz Einbeziehung der Schiedsstelle keine Einigung zwischen der Fraunhofer-Personenzertifizierungsstelle und dem Einspruchsführer erzielt werden, steht es dem Einspruchsführer frei, relevante Behörden und/oder die Deutsche Akkreditierungsstelle (DAkkS) zu informieren.
Verfolgung der Maßnahmen, die zur Lösung ergriffen werden
Die Fraunhofer-Personenzertifizierungsstelle setzt die Gegenmaßnahmen zur Lösung des Einspruchs um. Alle Aktivitäten zur Umsetzung der Gegenmaßnahmen werden schriftlich dokumentiert. Der Leiter der Fraunhofer-Personenzertifizierungsstelle prüft und dokumentiert, ob alle Gegenmaßnahmen eingeleitet wurden.
Sicherstellung, dass geeignete Korrekturmaßnahmen getroffen werden
Der Leiter der Fraunhofer-Personenzertifizierungsstelle muss zudem prüfen, ob Korrekturmaßnahmen eingeleitet werden müssen, um einem weiteren ähnlichen Einspruch vorzubeugen. Hierzu entwickelt er gemeinsam mit den Mitarbeitern der Fraunhofer-Personenzertifizierungsstelle Vorbeugungs- bzw. Korrekturmaßnahmen. Der Leiter der Fraunhofer-Personenzertifizierungsstelle ist dafür zuständig, dass die erarbeiteten Maßnahmen umgesetzt werden.
Verfolgung und Aufzeichnung der Einsprüche
Die gesamte Korrespondenz sowie Aufzeichnungen über die Gründe für eine Entscheidung bezüglich des Einspruchs und alle Gegenmaßnahmen werden elektronisch dokumentiert und abgelegt (durch das Sekretariat der Fraunhofer-Personenzertifizierungsstelle).